Compte-rendu de la réunion exceptionnelle du 7 octobre 2015

Étaient présents : les 2 Véroniques, les 3 Jean-Michel, les 2 Vincent, Elisa, Eric, Maïté, Isabelle, Benoît, Thérèse, Keiko, Anne, Françoise.

L’objet de cette réunion : Maïté ne prendra plus en charge la gestion des commandes des autres producteurs dès le mois de Novembre. P

Par conséquent :

1) Il n’y aura plus de bon de commande général dès le mois de novembre, et nous convenons toutes et tous que la charge de travail et la responsabilité de ce type de mode de commande ne peuvent pas être endossées par un consommateur.
En conséquence, à partir du mois de novembre, le producteur et lui seul enverra son propre bon de commande aux consommateurs. Mais comme d’habitude, il faudra le remplir, le porter avec le règlement, cette fois libellé à l’ordre du producteur, le jour de la remise des commandes, toujours le dernier mercredi du mois.

2) ce qui signifie que le système du bon de commande par producteur, tel qu’il fonctionne actuellement avec Jean Noël Léger, va donc être généralisé.

3) Cependant, nous sommes toutes et tous d’accord pour conserver au maximum ce que l’on peut du fonctionnement actuel de PCA, c’est à dire :
- liberté dans les prises de commandes (c’est à dire pas obligation de commander toutes les semaines) et toujours mensualisation des commandes
- remise des commandes le dernier mercredi du mois, pour le mois suivant
- commande et règlement à l’avance et livraison hebdomadaire : pas de vente sur place ni de règlement au moment de la livraison (mais toujours à la remise de la commande).
- conservation du planning déjà établi pour 2016 (dates distribution des denrées et dates réunions pique-nique)
Mais encore...
- l’aide à la distribution par les consommateurs,
- la feuille d’infos hebdomadaire,
- les dégustations de vins,
- les pique-niques,
- les portes ouvertes chez les producteurs,
- les soirées-débat...et toutes autres propositions festives

Point discuté. Nous soulevons un problème propre aux maraîchers : plusieurs personnes sont attachées à la possibilité de choisir son panier au moment-même de la livraison.
Cependant, le mode de commande qui semble se mettre en place est contradictoire avec cette possibilité de choix (on règle le producteur à l’avance).
Nous temporisons ce problème non résolu en établissant, à partir de novembre et jusqu’à mars 2016, un système de livraisons alternées entre maraîchers : ce sera une fois les légumes de Jean-Michel, une fois ceux d’Evelyne. Le consommateur, lors de sa commande, saura par conséquent quel producteur livrera le panier commandé.

Pour veiller au bon fonctionnement de ce nouveau système, nous convenons qu’il sera nécessaire de trouver des coordinateurs - parmi les consommateurs - pour aider les producteurs dans la gestion des commandes. Dans l’attente de ces coordinateurs, qui devront se faire connaître auprès des producteurs, les producteurs géreront eux-mêmes leurs commandes.

Nous reconnaissons l’importance accrue que va revêtir la feuille d’info pour diffuser les informations, les bons de commandes, ...
Nous convenons par conséquent qu’il est nécessaire qu’une personne joue le rôle de « secrétaire », gestionnaire de la messagerie de PCA.
Odile (absente) a accepté de s’en charger en précisant et délimitant bien sa tâche : feuille d’info à partir des infos des producteurs, établissement des plannings de distribution et réunion ( après 2016), transfert des messages destinés aux producteurs.

Et nous convenons également de renforcer l’information sur place : création d’un panneau permanent avec nom/ production et lieu de chacun des producteurs. Ce qui n’empêchera pas un accueil physique des nouveaux arrivants, comme nous aimons faire.

Voilà, nous avons tout dit, ou presque, mangé et tout bu, la réunion prend fin vers 22h.

NB : Si vous avez des remarques à faire au sujet de ce nouveau fonctionnement, voire si vous souhaitez devenir « coordinateur », pour démarrer, tester ce nouveau rôle, n’hésitez pas à en parler aux producteurs.